Με την επιδημία του κορωναϊού να είναι το θέμα συζήτησης εδώ και λίγους μήνες γεμίζοντας τα πρωτοσέλιδα των εφημερίδων πολλές ήταν οι επιχειρήσεις που είχαν προετοιμαστεί κατάλληλα για τις ενδεχόμενες διαταραχές που θα μπορούσαν να τους επηρεάσουν μακροπρόθεσμα, συμπεριλαμβανομένης της έλλειψης εργατικού δυναμικού, των ζητημάτων μεταφοράς, του μειωμένου ωραρίου εργασίας και της χαμηλής κίνησης των καταναλωτών.
Πολλές επιχειρήσεις έλαβαν αρκετά νωρίς προφυλάξεις ώστε να μειώσουν την έκθεση και τη μετάδοση του κοροναϊού μεταξύ των εργαζομένων, συμπεριλαμβανομένων των μεγαλύτερων επιχειρήσεων παγκοσμίως όπως η Amazon και το Twitter. Αυτές οι προφυλάξεις περιλάμβαναν απαγορεύσεις ταξιδιών εργασίας, ακύρωση προσωπικών συναντήσεων και διασκέψεων και ενθάρρυνση των εργαζομένων να εργάζονται από το σπίτι μέχρι να περάσει ο κίνδυνος. Δυστυχώς, μερικές από αυτές τις προφυλάξεις ενδέχεται να διαταράξουν τις διαδικασίες εργασίας τόσο για τις ίδιες τις επιχειρήσεις αλλά και για τους εργαζόμενους τους. και να έχουν αρνητικό αντίκτυπο στο μέλλον.
Αναμφισβήτητο είναι το γεγονός ότι βρισκόμαστε μπροστά σε μία νέα μορφή εργασίας η οποία πιθανότατα να υιοθετηθεί από πολλές επιχειρήσεις και μετά το πέρας της καραντίνας.
Πόσο έτοιμες είναι όμως οι ελληνικές επιχειρήσεις για την εφαρμογή της εργασίας εξ’ αποστάσεως;
Η εξάπλωση του κορονοϊού στην Ελλάδα και η λήψη προληπτικών μέτρων μεγάλης κλίμακας ήταν η αφορμή για τη γρηγορότερη μετάβαση στο νέο μοντέλο εργασίας.
Γεγονός είναι ότι οι περισσότερες ελληνικές επιχειρήσεις δεν ήταν προσανατολισμένες σε αυτό το μοντέλο εργασίας με αποτέλεσμα να προσπαθούν να κατανοήσουν τις προκλήσεις του σε πραγματικό χρόνο ενέχοντας αρκετούς κινδύνους. Η εφαρμογή της τηλεργασίας προϋποθέτει την εφαρμογή ενός λεπτομερούς σχεδίου ώστε η να γίνει ομαλά η μετάβαση ελαχιστοποιώντας όσο το δυνατόν τους κινδύνους. Η εφαρμογή της τηλεργασίας απαιτεί πρόσβαση σε πόρους τους οποίος πιθανότατα οι εταιρείες δεν είχαν προβλέψει.
Οι σημαντικότεροι κίνδυνοι που θα αντιμετωπίσουν οι επιχειρήσεις και θα πρέπει να προετοιμαστούν κατάλληλα είναι οι ακόλουθοι:
- Ασφάλεια Δεδομένων: Ο κίνδυνος απώλειας δεδομένων ή κακής χρήσης σημαντικών πληροφοριών είναι υπαρκτός. Υπάρχει ελάχιστη επίβλεψη και η απουσία από των παραδοσιακό, ελεγχόμενο χώρο εργασίας συνεπάγεται μεγάλο ρίσκο. Βάσει των ισχυρισμών της Pyöriä, (2011) αυτός ο κίνδυνος μπορεί να αντιμετωπιστεί εν μέρει με τη στοχευμένη εκπαίδευση σχετικά με το χειρισμό ευαίσθητων δεδομένων, όσο και από τη χρήση ασφαλούς τεχνολογίας για την πρόσβαση στο διαδίκτυο. Καθώς και τη χρήση κατάλληλου λογισμικού αποθήκευσης εφεδρικών αντιγράφων ασφαλείας (back up) ώστε να διασφαλιστεί ότι η όποια απώλεια δεδομένων θα μπορεί να αντιμετωπιστεί χωρίς δυσάρεστες επιπτώσεις. Η ραγδαία αύξηση εργαζομένων από το σπίτι δημιουργεί ένα νέο πλαίσιο ευκαιριών για κακόβουλες ενέργειες καταλήγοντας σε αναπόφευκτα αυξημένο επιχειρησιακό κίνδυνο. Το τελευταίο που θα ήθελε να αντιμετωπίσει μια επιχείρηση σήμερα είναι εκτός των θεμάτων της πανδημίας, να αποκτήσει και πρόβλημα απώλειας δεδομένων και συστημάτων. Ήδη έχει διαπιστωθεί ότι εκτός από την αύξηση της τηλεργασία, οι εγκληματίες του κυβερνοχώρου προσπαθούν να εκμεταλλευτούν τον ιό, κρύβοντας κακόβουλα αρχεία σε έγγραφα που υποτίθεται ότι σχετίζονται με την ασθένεια.
- Μειωμένη δραστηριότητα και επικοινωνία με συναδέλφους: Η τηλεργασία είναι κατά βάση μία μορφή μοναχικής εργασίας. Αυτό το χαρακτηριστικό μπορεί κατά περίπτωση να έρθει σε αντίθεση με το ομαδικό πνεύμα ανάμεσα στο προσωπικό που θα επιθυμούσε κάποια εταιρεία. Βέβαια η πληθώρα των επιλογών της σύγχρονης τεχνολογίας, όπως τηλεδιασκέψεις, άμεσα μηνύματα, ηλεκτρονική αλληλογραφία μπορούν σε κάποιο βαθμό να περιορίσουν το συγκεκριμένο παράγοντα (Ellison, 2004).
- Υποστήριξη εξοπλισμού: Σε περίπτωση τεχνικού προβλήματος ο εργαζόμενος δεν μπορεί να είναι παραγωγικός, ενώ ταυτόχρονα δεν είναι εύκολη η αντιμετώπιση του προβλήματος, λόγω της απόστασης και της ανάγκης χρήσης εξειδικευμένου προσωπικού. Το πρόβλημα αυτό θα μπορούσε ενδεχομένως να αντιμετωπιστεί με την απομακρυσμένη πρόσβαση (remote access) που επιτρέπει στον τεχνικό να επεμβαίνει στον υπολογιστή του εργαζόμενου από τα κεντρικά της εταιρείας μέσω του διαδικτυακού και εξειδικευμένου λογισμικού, κάτι που περιορίζει την ανάγκη για φυσική παρουσία (Πιερρακέας, 2003).
- Ζητήματα Ανθρώπινου Δυναμικού: Θα υπάρξουν δυσκολίες στην προσέλκυση ικανών μεν υποψηφίων, που όμως δεν είναι ούτε επαρκώς ενημερωμένοι, είτε δεν ενδιαφέρονται για τη συγκεκριμένη μορφή απασχόλησης.
Μία ακόμη πρόκληση είναι η εκπαίδευση του προσωπικού. Πολλά άτομα χρειάζονται άμεση καθοδήγηση και έλεγχο για να αποδώσουν στην εργασία τους και δεν έχουν υψηλό επίπεδο αυτο-υποκίνησης.
Πώς οι επιχειρήσεις μπορούν να διασφαλίσουν τις συνθήκες τηλεργασίας, τη διαχείριση δεδομένων και την αποτελεσματική διοίκηση του ανθρώπινου δυναμικού;
- Δημιουργήστε ένα ασφαλές και αποτελεσματικό θεμέλιο για απομακρυσμένη ψηφιακή πρόσβαση. Πρώτα απ ‘όλα, αυτό σημαίνει την παροχή ασφαλούς πρόσβασης σε πόρους πληροφορικής εντός της επιχείρησης καθώς και στο ίδιο το Διαδίκτυο, συνήθως μέσω ενός παρόχου διαδικτύου και ενός εικονικού ιδιωτικού δικτύου (VPN). Αυτό απαιτεί προσοχή σε κάθε τμήμα, από την ίδια την πρόσβαση στο Διαδίκτυο, παρέχοντας ασφαλή μέσα επικοινωνίας και επικοινωνίας με εταιρικά δίκτυα, δεδομένα, κανάλια επικοινωνίας και εφαρμογές. Αυτό είναι επίσης το γενικό κόστος της διαχείρισης και της υποστήριξης ολόκληρης της διαδικασίας. Προστασία δεδομένων φορητού εταιρικού εξοπλισμού: Τα διαβαθμισμένα εταιρικά δεδομένα που φυλάσσονται σε φορητά συστήματα πρέπει να αποθηκεύονται κρυπτογραφημένα έτσι ώστε και σε περίπτωση κλοπής ή απώλειας να μην είναι δυνατή η ανάγνωσή τους από τρίτους. Παρέχετε πρόσβαση στην παραγωγικότητα, στη γραμμή επιχειρηματικών εφαρμογών και στα εργαλεία επικοινωνίας / συνεργασίας.
- Η σημερινή επιχειρηματική δραστηριότητα περιστρέφεται γύρω από την ομαδική εργασία χρησιμοποιώντας στοιχεία κοινής γνώσης, όπως έγγραφα, αρχεία, αναφορές, υπολογιστικά φύλλα, πλούσια μέσα ενημέρωσης και δομημένα και αδόμητα δεδομένα. Αυτά τα στοιχεία ενεργητικού δημιουργούνται και χρησιμοποιούνται με εφαρμογές που περιλαμβάνουν τις συνηθισμένες σουίτες office όπως το Microsoft Office365 και το Google G Suite, τα τοπικά συστήματα διαχείρισης περιεχομένου / εγγράφων, το εταιρικό intranet, τα συστήματα HR, το CRM, το ERP και πολλά άλλα συστήματα. Η διασφάλιση ότι όλα αυτά λειτουργούν καλά μέσω απομακρυσμένης πρόσβασης μπορούν να λυθούν μερικώς με remote desktop, όπως σημειώθηκε παραπάνω. Σε γενικές γραμμές, προτιμούν έντονα λύσεις cloud για τις απομακρυσμένες εργασίες σας, καθώς η εγκατάσταση εγγενών εφαρμογών σε συμβατές συσκευές μπορεί να είναι εκπληκτικά δύσκολη, ενώ οι λύσεις cloud λειτουργούν με τα πιο κοινά προγράμματα περιήγησης και επιτρέπουν ιδιαίτερα την πρόσβαση σε κινητές εφαρμογές.
- Σύνδεση on-line για επιχειρησιακούς σκοπούς μόνο: Οι εργαζόμενοι που χρησιμοποιούν φορητά συστήματα που τους έχουν δοθεί από την επιχείρηση και έχουν πρόσβαση σε εξωτερικές υπηρεσίες πληροφόρησης (π.χ. Διαδίκτυο, online υπηρεσίες) να ενημερώνονται ότι η χρήση των φορητών συστημάτων επιτρέπεται μόνο για επιχειρησιακούς σκοπούς. Σε κάθε περίπτωση, τα φορητά υπολογιστικά συστήματα, πρέπει να είναι εξοπλισμένα με κατάλληλο, ειδικό λογισμικό ασφάλειας (antivirus, fίrewall κ.τ.λ.).
- Περιορισμός στα δικαιώματα πρόσβασης των ατόμων που συνδέονται στο εταιρικό δίκτυο.
- Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να επικοινωνούν με τους εργαζομένους τους ώστε να τους γνωστοποιούν τους κινδύνους και να κάνουν ότι μπορούν για να διευκολύνουν την τηλεργασία για αυτούς που συνδέονται από το σπίτι. Πρέπει να δοθεί επιπλέον χρόνος στους εργαζόμενους να μελετήσουν και να μάθουν τα εργαλεία και τις δεξιότητες της απομακρυσμένης εργασίας. Οι επιχειρήσεις που, μεταξύ άλλων αντίμετρων, έχουν ενημερώσει τα στελέχη τους για αυτό το είδος κινδύνου, θα αποδειχθούν ανθεκτικότερες σε σχέση με τις υπόλοιπες.
- Χρήση εργαλείων που υποστηρίζουν την απομακρυσμένη επικοινωνία. Λόγω της εγγενώς απομονωμένης φύσης της, η απομακρυσμένη εργασία εξαρτάται πολύ περισσότερο από τις ψηφιακές επικοινωνίες και ιδιαίτερα από σύγχρονα εργαλεία συνεργασίας εργατικού δυναμικού, όπως η ομαδική συζήτηση (Slack, Microsoft Teams, Workplace από το Facebook κλπ.), λύσεις ενοποιημένης επικοινωνίας / ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων, καθώς και επιχειρησιακές υποδοχές όπως εργαλεία ηλεκτρονικής αλληλογραφίας, τηλεφώνου και διαδικτυακών διασκέψεων / συνεδριάσεων, όπως το Skype και το Zoom.
- Διαχείριση εργασίας βάσει προκαθορισμένων στόχων.
- Ανάλυση των επαγγελματικών καθηκόντων και υποχρεώσεων
- Ορισμός των στόχων που πρέπει να επιτευχθούν
- Χρονικός προγραμματισμός
- Επιμέρους και συνολική ανασκόπηση και αξιολόγηση μέσω KPIs